PRIVACY STATEMENT

This statement  outlines  how  Sacred  Heart  Medical  Center  manages  your  personal  information  (DATA)  to  ensure  your  privacy,  protection,  and  confidentiality,  in  compliance  with  the  Implementing  Rules  and  Regulations  of  Republic  Act.  No. 10173  or  Data  Privacy  Act  of  2012  (“DPA”).

What  is  PERSONAL  INFORMATION(DATA)?

Personal  information  refers  to,  but  is  not  limited  to,  the  following  information  pertinent  to  your  personal  identity  and  relevant  to  the  diagnosis  and  management  of  your  condition:

• Complete name  (First,  Middle,  Last),  birth  date,  birth  place,  age,  sex,  nationality,  civil  status,    religion
• Home address,  contact  numbers  (landline  and  cellular  phone),  email  address
• Occupation, employer’s  name,  office  address,  office  contact  number
• Spouse’s name  (if  married),  cellular  phone  number,  occupation
• Parents’ / Guardian’s Names  (if  still  alive)
• Medical history  –  family  and  personal,  including  previous  hospitalizations
• Responsible party,  relation  to  patient
• Educational background,  previous  employment  (for  applicants  wishing  to  be  employed  by  SHMC)

Why  do  we  collect  your  DATA? 

We  collect  your  DATA  for  the  primary  purpose  of sharing  them  with  our  partners  in  health  care,  including  (but  not  limited  to):your  Attending  Physicians;  our  Nursing  Services;  our  diagnostic  facilities;  your  Health  Maintenance  Organization  (HMO,  if  any);  the  Philippine  Health  Care  Insurance  Corporation  (Philhealth);  the  Philippine  Charity  Sweepstakes  Office  (PCSO);  the  Department  of  Social  Welfare  and  Development  DSWD);  the  Department  of  Health  (DOH);  and  various  government  financial  assistance  agents  who  may  play  a  role  in  providing  you  the  appropriate,  effective  and  efficient  delivery  of  qualityservices  needed  to  address  your  medical/surgical  condition,  with  your  signed  consent.  We  also  need  your  DATA  to  be  able  to  contact  you/communicate  with  you.  You  may  withdraw  your  consent  for  the  processing  and  sharing  of  your  DATA  (subject  to  applicable  Privacy  Laws)  by  informing  us  in  writing.

How  do  we  collect  your  DATA?

We  will  collect  and  process  your  DATA  through  the  following  means:  interviews,  application  forms,  Admission  and  Discharge  Summaries,  results  of  diagnostic  work-ups,  Doctors’  Orders,  Nurses’  Notes,  signed  Consents/Waivers,  official  social  media  accounts  like  Facebook/Twitter,  and  from  other  sources  like  your  HMO,  previous  hospital  records,  previous  employment,  telephone  inquiries,  letters  received  from  you,  and/or  response  to  hospital  surveys.

How  do  we  protect/secure  your  DATA?

Your DATA  are  collected  and  stored  for  safekeeping  by  our  Management  Information  Services  System  (MISS),  Medical  Records,  Office  of  Human  Resources  Management,  Doctors’  Clinics,  concerned  Departments/Units  which  regulate  their  accessibility,  alterations,  disclosure  and  disposal  according  to  policies  set  by  the  Department  of  Health  and/or  the  Department  of  Labor  and  Employment  (DOLE).

When  your  DATA  are  no  longer  need  for  the  purpose  for  which  they  were  obtained,  we  will  take  precautionary  measures  to  dispose  of  them,  making  sure  to  permanently  keep  your  identity  anonymous.  Otherwise,  your  DATA  will  be  digitally  stored  and  hard  copies  be  filed  for  a  maximum  of  ten  (10)  years,  as  mandated  by  the  Department  of  Health.

When/how/to  whom  do  we  disclose  your  DATA?

With  your  consent,  we  may  disclose  your  DATA to  authorized  individuals  and/or  third  parties  through  the  hospital’s  electronic  information  system,  through  issuance  of  certified  true  copies  of  your  hospital/employment  records,  through  fax  or  email  for  whatever  applicable  or  relevant  medical/legal  purposes  they  may  serve.

How  can  you  have  access  to  your  DATA?

You  can  have  access  to  your  DATA,  personally,  or  through  your  authorized  representative  (upon  issuance  of  written  permission)  after  presenting  a  valid  identification,  prior  to  release  of  your  requested  DATA,  according  to  your  stipulated  rights  as  DATA  subject  to  update  or  correct  your  DATA,  stop  the  processing/sharing  of  your  DATA,  or  withdraw  your  consent  to  the  processing/sharing  of  your  DATA.

If  you  wish  to  get  in  touch  with  our  Data  Protection  Officer,  for  whatever  purpose  regarding  your  DATA,  you  may  contact:

SHMC  DATA  PROTECTION  OFFICER

Cellular  Phone  Number:  0956-038-2219

E-mail  Address:  shmc_privacy@yahoo.com

CHANGES  TO  THIS  PRIVACY  STATEMENT  AND  PRIVACY  POLICY

From  time  to  time,  we  may  change/update  our  privacy  statement  and  policies  to  comply  with  government  regulatory  requirements,  to  adapt  to  new  technologies  and  protocols,  to  align  with  industry  practices,  or  to  fulfil  other  legitimate  purposes.

You  will  be  duly  notified  of  significant  changes,  as  required  by  law,  and  be  assured  that  we  will  obtain  your  updated  consent,  where/when  needed.